Este año está suponiendo una oportunidad para subir el nivel digital de todos. A estas alturas muchos nos estamos preguntando: ¿Cómo mantener la cohesión, la empatía y la velocidad del equipo cuando ya empezamos a saturarnos de las videoconferencias, del email y de los mensajes?
En mi opinión, la respuesta pasa por centrar al equipo a través de las aplicaciones de chat para empresas como Slack, los pioneros, Microsoft Teams parte de Office 365, con más de 75 millones de usuarios activos al día, y Google Chat parte de GSuite.
¿Por qué? Una tendencia mundial y 5 razones.
Slack dio con la clave en 2014 organizando la colaboración online alrededor de las conversaciones: estructurando las conversaciones y la información alrededor de los equipos y sus proyectos. Primero el equipo, que es la unidad de producción, su conversación, y después, sobre ella, el resto de apps integradas.
Estas aplicaciones de chat para empresas tienen 5 beneficios poderosos si las usamos a toda máquina:
- Una estandarización de las apps de colaboración, acelerando la adopción de aquellos que se habían quedado rezagados, solucionando la dispersión de apps anteriores y frenando el uso de apps de consumo para el entorno profesional, como Whatsapp.
- Un aumento importante de las conversaciones grupales y de documentación compartida que deriva en un descenso de más del 50% en el email (por eso se las llama email killers).
- Un aumento drástico del uso de videoconferencias, generalizando el uso del vídeo, que enriquece enormemente la comunicación y “engancha” más durante las reuniones virtuales.
- Una satisfacción generalizada por la sensación de haber simplificado la experiencia de colaboración desde cualquier dispositivo.
- Una mejora clara en la ciberseguridad de la compañía en momentos donde “securizar la información” también se ha convertido en trabajo de todos.
¿Cómo sacarle mayor partido? Generar una cultura digital y simplificar los procesos clave de coordinación.
Estas plataformas de colaboración con sus aplicaciones basadas en chat nos aportan “superpoderes” que potencian los nuevos comportamientos necesarios para sobrevivir y adaptarnos a tiempos de cambios acelerados. Entornos donde hay que hacer más con menos, hay que mantenerse actualizado, colaborar masivamente en equipos virtuales y en los que la innovación es el trabajo de todos. Nos referimos a los comportamientos que esperamos de los trabajadores en empresas donde ya se ha implementado un proceso de transformación digital de la organización.
En Cabrera Management usamos la siguiente pirámide para explicar los entornos modernos de trabajo, los que encontramos en las compañías y startups de referencia, que tienen una cultura digital y que son exponentes de las organizaciones ágiles:
Tres sencillos pasos hacia la adopción de las nuevas formas de trabajar.
Te propongo estos pasos a ti, que lideras o formas parte de un equipo. Los puedes llevar a cabo a nivel individual o hacer el ejercicio en equipo, como hacemos nosotros.
Estos pasos están basados en las prácticas de adopción que he vivido en los últimos años a través de “Talleres de Transformación Digital” con Google, Microsoft y desde Cabrera Management. Habitualmente se constituye un equipo de campeones o promotores que son objeto de los talleres y que son capaces de “entusiasmar” a sus compañeros con los nuevos comportamientos más allá de la clásica formación en “funcionalidad” de las nuevas apps.
1. INSPIRA al equipo desde la curiosidad del que explora.
Aprovecha, y recuerda al equipo los beneficios generales de la app. Las empresas suelen tener portales de lanzamiento con videos y tutoriales. Sin embargo, la fuente más usada, según las encuestas que hemos llevado a cabo, es recurrir al típico compañero que ya es usuario avanzado, y la segunda, consultar los recursos disponibles en YouTube.
Es importante que, con la información disponible que tenemos a golpe de click, eliminemos el comportamiento de “aceptar simplemente que no sabes y que te lo tienen que explicar”. De hecho, nadie te hizo un tutorial de Whatsapp, Netflix o tu Smart TV. Misma actitud. No culpes al departamento de Tecnología, o a la herramienta; han puesto muchos recursos a tu disposición y tienen muchas horas de trabajo en usabilidad detrás.
2. RE-DESCUBRE el día a día (Casos de uso horizontales, comunes a todos).
Se trata de hacer el ejercicio de poner en “cuarentena” los comportamientos del equipo: ¿Cómo uso el email? ¿Cómo consigo “updates” del equipo? ¿Dónde tomo y comparto notas de las reuniones? ¿Qué ocurre antes y después de las videoconferencias? ¿Cómo hacemos “brainstorming”? Anótalo y empieza a usar las nuevas funcionalidades para evitar ese email, esa llamada rápida, o ese adjunto que solías hacer.
Aquí una dinámica sencilla es hacer un mapa de “un día en la vida del equipo” y enlazar las actividades con el “cómo” y “qué” herramientas. Una vez completado el mapa, lo revisamos con la nueva herramienta en mente y vemos cómo llevar esas actividades a la nueva herramienta.
Por ejemplo, para cerrar una reunión seguimos preguntándonos por email o chat ¿Y si nos damos visibilidad de los calendarios (requiere transparencia como conducta) y usamos la funcionalidad de “smart calendar” que busca huecos automáticamente? Son esos “superpoderes” que tenemos que ir incorporando en nuestro día a día.
Otro ejemplo es el de abrir un canal dedicado a que el equipo recoja noticias e ideas sobre las oportunidades de negocio que se pueden generar este año ante la disrupción de la pandemia y ante el reto de mantener la facturación.
3. TRANSFORMA los procesos clave de coordinación (Casos de uso verticales, más concretos de tu departamento o cadena de valor).
Todos tenemos dos o tres labores de las que somos responsables y a las que respondemos con un flujo de trabajo más o menos repetido. Por ejemplo, para un Director de Ventas un proceso crítico es la “Previsión de ventas”. Requiere recoger, valorar, ordenar información, y reportarla eficazmente a la Dirección General. Para ello, se usan varios mecanismos: reuniones, llamadas, excels, CRM, visitas, etc.
Identifica con tu equipo cuáles son esos procesos centrales, y pregunta: ¿Cómo podemos centrarnos en lo que aporta valor y disminuir los derroches que generamos en la coordinación (energía y tiempo) para hacer este proceso con esta aplicación o chat interno para empresas? Con MS Teams, Slack o Chat puedo centralizar la información en un solo lugar, crear un canal que se llame “Previsión de Ventas” o “Forecast”, y generar las conversaciones, compartir los documentos e integrar el CRM, al tiempo que estoy a un click de distancia de convocar a mi equipo por vídeo.
Recuerda que también puedes crear equipos con personas externas a tu organización con lo que también puedes impactar positivamente la relación con clientes y proveedores.
Sigue el camino trazado por los mejores.
Un recurso que me fascina son las bibliotecas de transformación y las historias de clientes. Te servirán para inspirarte. Las puedes encontrar fácilmente en las webs de Google, Slack o Microsoft.
Ahora, simplemente ponte en marcha y haz de tu equipo “la liga de los super-colaboradores”.
Recapitulando, evita la sobre-complicación, comienza explorando e implementando las mejoras más sencillas y de alto impacto. Observa cómo se generan los comportamientos modernos que viste en la pirámide. Comunica, celebra y premia las nuevas conductas esperadas.
