¿Cómo puedo convertirme en mi propio coach personal? 5 preguntas para descubrir en qué estoy fallando

Si no somos capaces de detectar y reconocer el problema, es imposible que podamos solucionarlo.

¿Por qué a veces no consigo hacer las cosas bien? En la mayor parte de las ocasiones, el problema principal radica en saber cuál es el problema. Parece obvio, ¿no? Pero es que si no somos capaces de detectar y reconocer el problema, es imposible que podamos solucionarlo.

En esta conversación te voy a proponer 5 preguntas muy sencillas. Son las que utilizo con frecuencia cuando intento analizar o resolver un problema personal o profesional. Como verás, se corresponden con las 5 razones más comunes por las que no hacemos lo que se espera de nosotros. Te animo a que las respondas, y te conviertas así en tu propio coach personal. Te servirán de ayuda en todos los ámbitos de las relaciones humanas: en casa, en la empresa, en la familia, en la calle. A través de ellas, serás capaz de detectar y reconocer dónde estás fallando, y encontrarás alternativas para solucionar los problemas que limitan tu crecimiento personal y profesional.

Piensa que, al fin y al cabo, la labor del coaching personal consiste en plantear las preguntas correctas para conocernos mejor, generar nuevas posibilidades para la acción y mejorar en nuestras relaciones con los demás.

En estas preguntas, y en las respuestas que intentes dar, está la solución:

1. ¿Tengo un problema de responsabilidad? ¿Tengo claras cuáles son mis responsabilidades? ¿Sé lo que se espera de mí?

Tengo un problema de responsabilidad cuando no estoy seguro de cuáles son mis responsabilidades y qué es lo que se espera de mí. Es decir, cuando no sé si soy, realmente, el dueño del problema, y a pesar de que hago las cosas lo mejor que sé, no logro satisfacer las expectativas de mis jefes o compañeros.

Otra variante del problema, más difícil de resolver, se produce cuando adopto una actitud algo «pasota» frente a mis responsabilidades, y tiendo a pasar  los problemas a los demás para que los resuelvan. En otras palabras: con frecuencia «miro para otro lado», y espero que alguien venga a solventar las situaciones complicadas.

Diagnóstico: Es posible que en el entorno en que me muevo, las responsabilidades no están claramente asignadas. Quizás no me lo han explicado bien, y no tengo claro cuál es mi función principal dentro de la organización. Si es así, no puedo estar seguro de qué es lo que los demás esperan de mí. Por eso, sin pretenderlo, he podido descuidar algunos aspectos y tareas fundamentales que se espera que yo haga. Puede que se trate, también, de un problema de actitud personal: no estoy realmente motivado con lo que hago, o no me siento comprometido con el equipo o con la tarea.

Qué puedo hacer: Debo aclarar cuanto antes con mis superiores o colaboradores cuáles son mis responsabilidades concretas, y cuál es mi ámbito de responsabilidad: aquello que tengo que hacer, y que si yo no hago, nadie más hará. Es algo así como mi responsabilidad exclusiva, la función o tarea de la que soy responsable.

Debo tener mis responsabilidad muy claras, porque definen lo que se espera de mí, y por ellas se mide mi contribución. Es muy importante porque constituye la base sobre la que creamos las expectativas mutuas en nuestras relaciones con los demás.

Si estoy en una empresa, debo asegurarme de que mi responsabilidad no es algo que yo he dado por hecho, o me he imaginado, sino que está consensuada con los jefes y colaboradores. En otros ámbitos ocurre lo mismo. No vale de nada que yo me dedique a cumplir con mi responsabilidad si los demás no creen que esa sea mi responsabilidad y, por lo tanto, no esperan eso de mí. Esa situación sólo genera confusión y frustración.

Piensa por ejemplo en tu entorno familiar. ¿Lo que tú crees que tienes que hacer coincide con lo que tu pareja cree que tienes que hacer? ¿Tenéis una visión compartida de las responsabilidades de cada uno? Si no es así, y las relaciones son conflictivas o muchas tareas se quedan sin hacer, es importante comenzar por fijar las expectativas mutuas y aclarar de qué es responsable cada parte en la relación. Cuanto más claro, menos conflictos.

¿Estoy al frente de un equipo? Entonces debo aclarar las responsabilidades de cada uno de los miembros, y las del equipo en general. Este proceso puede ofrecerme una gran oportunidad para involucrar a mis colaboradores en la definición de tareas y cometidos. Si ellos participan, el papel de cada uno estará consensuado, y casi todas las dudas, los malentendidos y las excusas se disiparán de forma definitiva.

2. ¿Es un problema de contribución? ¿Tengo clara cuál debe ser mi contribución? ¿Sé lo que tengo que hacer?

Tengo un problema de contribución cuando no sé exactamente qué es lo que tengo que hacer en el día a día, y me encuentro a menudo desempeñando tareas que no me corresponden. Eso hace que entre en conflicto con otras áreas y otras personas que desempeñan esas mismas tareas.

Diagnóstico: Si no tengo gente a mi cargo, es muy probable que la mayor parte de mi contribución se encuentre dentro de mi ámbito de responsabilidad. Es posible que la contribución que se espera de mí haya cambiado en los últimos tiempos -por un ascenso, o un cambio de área- y puede ser que por inercia o rutina siga haciendo la mismas tareas que realizaba en la posición anterior, y que todavía no haya asumido las nuevas tareas.

Si tengo gente a mi cargo, el problema más frecuente es que, de alguna forma, esté haciendo el trabajo de otros. En el ámbito profesional, es el caso típico del comercial que pasa a ser director comercial, pero sigue desempeñando la misma contribución de antes: la de llevar directamente las operaciones comerciales y las relaciones con todos los clientes. No ha conseguido escalar su trabajo, por lo que no dedicará todo el tiempo necesario a su nueva contribución como responsable de un equipo comercial y, además, entrará en conflicto con sus colaboradores -los comerciales- al tratar de realizar él mismo sus tareas.

Qué puedo hacer: Debo reflexionar sobre cuáles son las tareas que hago normalmente. Cuando llevo a cabo mi trabajo, ¿entro en conflicto con otras personas? ¿Por qué? Las tareas que hago, ¿se corresponden con mi ámbito de responsabilidad? ¿Los demás esperan de mí que realice trabajos que yo no asumo como míos? Debo pensarlo bien para intentar definir con claridad en qué consiste mi verdadera contribución, y en qué consiste la contribución de la gente que me rodea.

¿Tengo gente a mi cargo? Entonces debo pensar que para el trabajo en equipo siempre resulta más efectivo y estimulante describir las tareas en términos de comportamientos. Debo implicar y hacer participar a todos mis colaboradores para que se comprometan. En algunos casos, es necesario evitar las actitudes negativas de los «passion killers», así como superar las barreras culturales que entorpecen nuestro desempeño.

También puedo dejar que mis colaboradores presenten sus sugerencias y sus propuestas de trabajo para desarrollar el proyecto. Si contribuyen, sentirán el proyecto como suyo, y se harán plenamente responsables de sus cometidos.

3. ¿Tengo un problema de «Accountability»? ¿Conozco realmente las consecuencias positivas y negativas de mi trabajo? ¿Sé cómo se va a medir mi trabajo?

Cuando los anglosajones hablan de «accountability», se refieren a la rendición de cuentas ante otros, tanto en términos de resultados económicos como de compromiso moral y legal. Tengo un problema de «accountability» cuando desconozco las consecuencias de mis acciones sobre mí mismo y sobre la gente me rodea. Es decir, cuando soy incapaz de evaluar mi contribución: el grado de cumplimiento de mis objetivos y compromisos con los demás.  Esto sucede cuando no soy consciente de que lo que hago, o dejo de hacer, tiene unas consecuencias concretas. En otras palabras, cuando me da igual lo bien o mal que haga mi trabajo, porque no siento ni presión ni motivación.

Diagnóstico: Dentro de un entorno, es posible que no existan objetivos concretos o recompensas suficientemente claras y atractivas para las personas que tratan de hacer las cosas bien. Nos encontraríamos, por tanto, ante una falta de estímulo. También es posible que se trate de un problema de comunicación: yo no estoy informado de cómo se va a medir mi trabajo, o no he comprendido que la forma en que desempeño mi contribución tiene consecuencias positivas y negativas, según lo haga mejor o peor.

Qué puedo hacer: Es importante evitar la frustración y las sorpresas desagradables. Por eso, tengo que informarme bien de cuál es la metodología, los objetivos y las métricas por las que se va a evaluar mi trabajo. No me conviene echarme a dormir, y esperar a que alguien me dé un toque de atención. Tampoco tiene sentido seguir trabajando a ciegas hasta la próxima evaluación del desempeño. Debo plantearme antes cuáles son mis expectativas. ¿Están realmente fundadas en datos objetivos o estoy confundiendo mis deseos con la realidad?

Si estoy liderando un equipo, debo definir y formular de forma clara las expectativas de trabajo, y tengo que establecer mecanismos que me permitan recoger el feedback. De lo contrario, algunos de mis colaboradores relajarán demasiado su contribución, y otros se crearán expectativas irreales, que pronto se convertirán en frustración. También debo entender que es muy importante premiar de forma excepcional aquellas contribuciones que son verdaderamente excepcionales.

4 ¿Tengo un problema de capacitación? ¿Tengo los conocimientos necesarios para hacer mi trabajo? ¿Necesito formarme?

Las habilidades y actitudes que necesitamos para enfrentarnos a nuestros retos personales y profesionales varían en función de las responsabilidades que tenemos, de la contribución que se espera de nosotros, y del entorno en que nos encontramos. Es un error pensar que con la formación curricular y profesional que he recibido ya tengo suficiente. Tengo un problema de capacitación cuando no he adaptado mis conocimientos, y carezco de las nuevas habilidades que necesito para enfrentarme a los nuevos retos y a las exigencias cambiantes del entorno. En esa situación, es fácil que me encuentre con que no sé hacer algo que los demás esperan que haga: no importa que sea responsable o no, sencillamente no puedo hacer lo que se espera de mí porque no sé cómo hacerlo.

Diagnóstico: Por algún motivo, no estoy capacitado para hacer lo que los demás esperan que haga. Puede que no tenga los conocimientos, la formación o el talento necesarios. A veces, sucede que no dispongo de las herramientas, físicas o psicológicas, para hacer el trabajo. Por último, también es muy frecuente que no cuente con los recursos necesarios, o con recursos  proporcionados para los retos y responsabilidades que he asumido.

Qué puedo hacer. Debo plantearme la vida como una oportunidad de crecimiento y desarrollo continuo en todos los ámbitos. Aprender cosas nuevas y desarrollar nuevas capacidades es la mejor forma de seguir creciendo y es la base de nuestra empleabilidad futura. Por eso, debo entender este nuevo reto -para el que en principio no me siento capacitado- como una buena oportunidad. Abordarlo desde una óptica positiva es fundamental. De lo contrario, me daré por vencido antes de empezar, y no pondré en juego mis capacidades reales.

Tengo que evaluar las dificultades reales. ¿Qué es lo me falta para afrontar la tarea con unas ciertas garantías? ¿Necesito formación? ¿Necesito ayuda? ¿Alguien puede ayudarme a romper esta barrera? ¿Son herramientas lo que necesito? ¿Podría conseguirlo con más recursos? ¿Cuánto tiempo tardaría en estar preparado? Después de efectuar estas reflexiones, tengo que exponer la situación real, con las necesidades reales, a las personas que me han encomendado la tarea. También tendré que comunicarles si, realmente, es imposible cumplir los objetivos iniciales.

Piensa que para aprender es necesario practicar, y que las nuevas situaciones requieren nuevas capacidades que tendrás que ir desarrollando.

¿Tengo personas a mi cargo? Como líderes debemos facilitar y estimular el desarrollo del potencial y de las competencias del equipo de personas que gestionamos. La demostración -dar ejemplo- y la práctica constituyen el mejor método de enseñanza, el más creíble y efectivo. Yo también tengo que estar aprendiendo cosas nuevas todo el tiempo. De lo contrario, no seré capaz de motivar al equipo y de detectar las nuevas necesidades.

Debo definir las capacidades que la organización necesita, evaluando las capacidades reales de los miembros del equipo. Después, teniendo en cuenta los resultados, tengo que elaborar un plan de desarrollo, y debo asegurarme de que se lleva a cabo. Debo plantearme que, quizá, mis colaboradores no tienen la experiencia o la formación necesaria para desempeñar sus tareas de forma satisfactoria. Ese proceso de re-adaptación requiere tiempo, esfuerzo y recursos.

5. ¿Tengo un problema de dedicación? ¿Estoy dedicando mi tiempo a las tareas claves o hago sólo lo que me gusta?

¿Tengo una agenda personal? En ese caso, resulta muy fácil identificar este problema. Solo tengo que revisar mi agenda del último mes y ver a qué estoy dedicando mi tiempo. Tengo un problema de dedicación cuando, de forma sistemática, me dedico a las tareas que me resultan más divertidas y agradables, y dejo el tiempo que me sobra para las tareas claves asociadas a mi responsabilidad y contribución. Un ejemplo: abro el correo electrónico y lo primero que hago es revisar los mensajes que más me atraen, dejando para última hora los verdaderamente importantes. Otro caso: he cambiado de responsabilidad, pero sigo haciendo lo de antes porque me atrae más, o porque me siento más capacitado para hacerlo que mis colaboradores. La consecuencia es siempre que cosas fundamentales se quedan sin hacer a pesar que dedico muchas horas a mi trabajo.

Diagnóstico: Puede que no sea consciente de la importancia o la urgencia de las tareas que me han encomendado, o que los demás esperan que realice. Quizá no he tenido tiempo de involucrarme de forma suficiente en el proyecto. Es muy posible que esté relegando trabajos fundamentales al final de mi lista de tareas, y que nunca encuentre un momento bueno para resolverlos.

Qué puedo hacer: Debo identificar aquellas tareas que son fundamentales para mi desarrollo dentro del entorno en el que me encuentro, distinguiéndolas de aquellas que sólo son importantes o simplemente accesorias. Si sólo me centro en lo que me proporciona una pequeña satisfacción inmediata, o en lo que me resulta más cómodo, estaré limitando y comprometiendo de manera seria mi crecimiento laboral y personal. Debo planteármelo así: “Ha llegado la hora de que abandone mi zona de confort”. Ha llegado la hora de crecer.

¿Tengo personas a mi cargo? Debo alinear las prioridades de trabajo de mis colaboradores con las expectativas que tengo sobre su contribución. Para lograrlo, muchas veces tendré que revisar la agenda, utilizando, por ejemplo, una matriz que diferencie entre tareas “importantes” y “urgentes”. Cuando las prioridades cambian, resulta imprescindible comunicárselo cuanto antes a todas las personas involucradas.

A modo de resumen

Muchas veces pasamos por encima de lo obvio sin darnos cuenta, y cuando nos encontramos con un obstáculo, empezamos a “disparar en todas las direcciones” tratando de acertar…

Afortunadamente, existen métodos mejores. En mi experiencia profesional he comprobado que, en muchas ocasiones, estas 5 sencillas preguntas son suficientes para diagnosticar el origen del problema, y para poner la energía necesaria en resolverlo:

1. ¿Tengo un problema de responsabilidad? ¿Tengo claras cuáles son mis responsabilidades? ¿Sé lo que se espera de mí? Si no conoces la respuesta, tienes un problema.
2. ¿Es un problema de contribución? ¿Tengo clara cuál debe ser mi contribución? ¿Sé lo que tengo que hacer?
3. ¿Tengo un problema de «Accountability»? ¿Conozco realmente las consecuencias positivas y negativas de mi trabajo? ¿Sé cómo se va a medir mi trabajo?
4. ¿Tengo un problema de capacitación? ¿Tengo los conocimientos necesarios para hacer mi trabajo? ¿Necesito formarme?
5. ¿Tengo un problema de dedicación? ¿Estoy dedicando mi tiempo a las tareas claves o hago sólo lo que me gusta?

En otras palabras: si tienes claras cuáles son tus responsabilidades, qué contribución se espera de ti y cómo se te mide; si estás capacitado para hacer tu actividad y dedicas tu tiempo a lo verdaderamente importante, es muy probable que tu desempeño sea excelente.

Me gustaría saber cuál es tu experiencia.